Atención a lo que te voy a decir.
Tu ordenador, esa herramienta con la que trabajas cada día, es un reflejo de cómo está tu mente y tu negocio.
No falla.
Siempre que me encuentro a un dueño de negocio que me dice que se siente con caos, ansioso, al borde de la locura, que mira alrededor y tiene la sensación de no saber por dónde empezar, me pregunto: ¿cuál es la causa para llegar hasta ese punto?
Y cuando indago, usualmente me encuentro con una “primera capa” que sobresale.
La forma en que gestionan la información y las herramientas de comunicación, son causa y efecto que generan un círculo vicioso que parece que no acaba.
Cuando hay caos escucho cosas como:
Fabián tengo…
– 40 carpetas de acceso directo en el escritorio.
-123 emails pendientes de leer que incluyen notificaciones y conversaciones sin cerrar con clientes potenciales.
– Un whatsapp con 87 mensajes [algunos sepultados] pendientes de ser respondidos.
En fin, la lista es larga.
Lo cierto es que existen un montón de recetas inútiles para gestionar la información, que muchas veces generan más caos que orden en tu negocio.
¿Así que por dónde empezar cuando no sabes por dónde empezar?
Lo primero, necesitas un sistema de gestión.
Algo que te ayude a procesar de manera ordenada todo lo que tienes abierto.
Da igual que tu herramienta sea de Google, Microsoft o Apple siempre debes tener en cuenta tres características:
1. Definir un horario y una frecuencia fija para gestionar. Ojo, no a cualquier hora, no en cualquier orden… eso es precisamente lo que te ha generado el caos.
2. Hacerlo de la misma manera cada vez.
3. Tener la misma estructura de archivo de información para el email y documentos del ordenador [en mi caso, tengo una carpeta por área, usando la estructura F.O.C.A (Financiera, Operativa, Comercial, Administrativa)].
En el podcast de esta semana te explico cómo fijar estos horarios, la forma de realizarlo y cuáles serían las mejores prácticas para evitar el caos que produce el desorden de la información.
Espero de corazón que este episodio sea útil y práctica.