Descargar podcast ¿cómo crear un plan de acción?

Hoy quiero compartir contigo una herramienta clave para emprendedores, el plan de acción. ¿Cómo crearlo?, ¿cómo hacer que los planes se conviertan en acciones? Empiezo este post con una frase de Benjamin Franklin que dice: “Fallar en planear es planear para fallar”. Cada vez que iniciamos un proyecto y olvidamos planear correctamente aquello que queremos hacer, empezamos mal.

En un mundo emprendedor en donde necesitamos medir muy bien cada recurso que tenemos, nuestro presupuesto, nuestro tiempo, nuestra energía, es importante tener una planificación previa para empezar a movernos, nadie se pone a hacer una tarta sin tener una receta y todos los ingredientes que necesita para hacerla. Muchas veces en el mundo emprendedor nos pueden más las ganas, la motivación, las fuerzas para hacer algo y olvidamos tener una ruta, algo que nos diga por dónde seguir. Este es uno de los grandes errores de los emprendedores, se tiran al vacío sin tener siquiera un paracaídas y aunque es verdad que vivimos en un mundo incierto y un mundo que cambia constantemente, es importante tener un plan de acción, algo que podamos seguir, saber los pasos que estamos dando e incluso, que si los damos equivocadamente los podamos corregir y saber qué otro paso no deberíamos dar, es decir, si he dado un paso y no funciona por lo menos ya sé que en términos de futuro no lo vuelvo a dar.

Así que hoy quiero darte 4 claves prácticas para crear un plan de acción:

  1. Clasifica cada área de tu proyecto: para esto hay diferentes conceptos, teorías, paradigmas que nos enseñan a estructurar una empresa y hoy quiero compartir contigo una de ellas. Es uno de los métodos que comparto como profesor en el Máster de emprendedores y que aplico en mi proyecto hace más de 10 años. Pero, ¿cómo partir en 4 áreas concretas todo lo que hacemos en nuestra empresa?, ¿todo lo que hacemos en el día a día? A veces tenemos mil ideas en la cabeza, mil cosas por hacer, te levantas en el mañana y no sabes por dónde empezar. El gran problema no es que te falten ganas, lo que pasa es que simplemente no sabes por dónde empezar y no lo sabes porque no tienes un plan de acción.

Tal vez ni siquiera sabes cómo estructurar un plan, así que lo primero que debes tener claro es una estructura, en este caso es de cuatro áreas concretas con el fin de saber a qué área pertenece cada tarea que hacemos. Estas cuatro áreas son: a) área comercial, es básicamente todo lo que tiene que ver con ventas, marketing, relaciones con los clientes, CRM, todo lo que sea de cara a solucionarle los problemas al cliente. b) área operativa, es todo lo que tiene que ver con tu producto o servicio, con los procesos, cómo lo produces, cómo lo entregas, cómo haces que tus clientes tengan relación con él, así como todo lo que tiene que ver con el mejoramiento continuo de dicho producto/servicio. c) área administrativa, es todo lo que tiene que ver con el significado mismo de esta palabra, es gestión, personas, estrategias, la idea en general del líder que está en el negocio. d) área financiera, de alguna manera es la prueba de lo que estamos haciendo en las otras áreas vaya bien o no. Tiene que ver con lo legal, lo contable, lo fiscal.

Teniendo esas cuatro áreas es mucho más fácil saber por dónde arrancar, yo no te diría que una es más importante que otra, imagínate una mesa, cada una de ellas representa una pata, el problema es que, si quitamos una pata la mesa, esta se va a desbalancear. Sin embargo, hay un área prioritaria, es la que empieza a hacer que todo se mueva, es el área comercial. Si tú no dedicas por lo menos el 50% del tiempo de tu proyecto buscando clientes, gestionando esa parte comercial, no vas en el camino correcto, al final es lo que hace que haya ventas y entre dinero en caja.

  1. Lidera cada área: sé que hoy hablamos mucho de la delegación, de la importancia de que puedas entrenar a otras personas para sistematizar procesos, que se pueda replicar lo que tú haces y eso está muy bien, pero creo que en principio tú deberías saber cómo hacer todo lo que es importante dentro de tu proyecto antes que delegarlo, porque de otra manera ¿cómo lo enseñarías? Delegar no significa olvidarse de las cosas porque hay otra persona que lo hace, delegar tiene que ver con el liderazgo, es decir, si te dedicas a hacer determinada tarea, estarías dejando de invertir tiempo en cosas más importantes para ti, así que deberías entrenar a una persona para que se encargue de ello. Pero que tú sepas cómo se hace, que puedas evaluarlo, que puedas revisarlo.

Vivimos en un mundo de emprendedores, empresas relativamente pequeñas, desde unipersonales hasta de 40 personas, pero aun así aunque el equipo crezca, tú como líder estás en la obligación de gestionar todo lo que tiene que ver con tu proyecto. Me llama mucho la atención cuando le preguntas a un emprendedor cuánto ha facturado durante el año y te responde, no lo sé, se lo tengo que preguntar a mi asesor, a mi gestor, a mi contador… Eres tú quien tiene que decirle al contador o al gestor cuánto has facturado, no lo contrario. A veces olvidamos que somos los que tenemos que liderar estos procesos, así que, aunque lo haga otra persona es necesario que sepas cada cosa que pasa con tu proyecto y saber si realmente está funcionando como lo esperas.

  1. Crea un diagrama de Gantt con cada actividad: no es más que una tabla de Excel, existen incluso programas que te enseñan a llevarlo, nos ayuda a mirar actividades, fechas y responsables. Así que cada actividad dentro de cada área, tiene que estar desglosada en ese plan, de manera que podamos visualizarla. Puedes buscar en google diagramas de gantt para que te hagas una idea de cómo esta estructura nos permite forjar un proyecto, así como lo hace un ingeniero con un edificio, básicamente estructura un plan del día 0 al día 1000, lo que harán cada día, las personas, los materiales que necesitan para lograr que el edificio al final no se caiga. La idea es que tu proyecto tampoco se caiga.
  1. Lleva las actividades a tu agenda diaria: si eres emprendedor espero que lleves una agenda, si eres de los que llevan todo en la cabeza, mal asunto. Tienes que empezar a gestionar tu agenda, aunque sea de papel, en google, no lo sé, pero tienes que tener tus días con las actividades concretas que vas a hacer, porque la única manera de bajar a tierra, a feliz término lo que planeamos, es llevándolo a la agenda. Saber qué haremos el lunes a las 9:00 a.m., si no lo tienes claro, es muy probable que no se haga, sobretodo la gente que trabaja desde casa, que ves unos calcetines mal puestos, una camisa en el lugar equivocado y dices: bueno pues lo organizo mientras me pongo, entras a la cocina y hay platos sucios y dices pues los lavo mientras empiezo, cuando te das cuenta, has pasado toda la mañana haciendo tareas de casa y no empiezas con tu proyecto. Así que tienes que tener una agenda que te diga lo que debes hacer cada día, no lo que tu email te diga. Debes decir: hoy mi actividad más importante o mi roca más importante es esta. Sin la agenda no hay ejecución y si no hay ejecución, no tendrás resultados.

Por último, quiero recomendarte una película de Philippe Petit, “El desafío” o “The walk”, que básicamente narra la historia de este acróbata que el año 1974, cruzó sobre una cuerda floja el espacio que había entre las torres gemelas, haciendo malabares sobre ella varias veces. La recomiendo porque habla un poco de cómo marcarse un objetivo, cómo establecer un plan de acción y ponerse en marcha para hacer cada cosa. También quiero recomendarte un libro, aparte de mi libro La marca del emprendedor, que se llama Mapas estratégicos, de dos autores de la universidad de Harvard, que habla básicamente de las 4 áreas que tenemos que tener en cuenta, aquí lo hablan de una manera un poco más técnica, pero creo que es un libro de consulta obligada para todas las personas que quieren aprender a estructurar.

Espero que esta información sea útil para ti, que saques lo máximo de ella para seguir construyendo tu marca y te invito a que sigas leyendo mis post.

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